Dokumenty firmowe to temat bardzo ważny. Każdy przedsiębiorca dba o to, aby były one w jak najlepszym porządku. Nigdy nie wiadomo, kiedy zgłosi się klient, którego sprawę się już prowadziło, nigdy nie wiadomo, kiedy urząd skarbowy czy inny poprosi nas o dany dokument. Ponadto, bardzo często przechowuje się dane wrażliwe klientów czy pacjentów – te dokumenty powinny być szczególnie chronione. Co zrobić wtedy, gdy w dokumentach jest bałagan? Kiedy przechowywanie ich stwarza coraz więcej trudności? W takich sytuacjach warto rozważyć usługę archiwizacji dokumentów.
Ostatnio bardzo popularna usługa: archiwizacja dokumentów Warszawa podbija rynek. Jest to zjawisko bardzo pozytywne. Przechowywanie dokumentacji może być proste i bezpieczne, bez względu, czy są to faktury czy może archiwum medyczne. Digitalizacja dokumentów przynosi mnóstwo zalet. Ale zacznijmy od początku. Na czym w ogóle polega usługa przechowywania i archiwizowania dokumentów.
Outsourcing kadr i płac
Digitalizacją dokumentów bardzo często zajmują się firmy, które oferują outsourcing kadr i płac. Firmy takie kompleksowo zajmują się wszystkimi dokumentami formowymi. Co robią? Oferują możliwość przechowywania dokumentów, skanowania ich, porządkowania archiwów, niszczenie dokumentacji, skanowanie akt. Niektóre z firm świadczą także szereg usług niestandardowych. Kompleksowe zarządzanie dokumentami pozwala na znacznie lepszą organizację pracy i lepszy obieg dokumentów w firmie (obieg elektroniczny dokumentów).
Obsługa kancelarii – jedna z głównych usług
Jedną z najważniejszych usług firm zajmujących się outsourcingiem są działania zmierzające ku lepszemu i sprawniejszemu obiegowi dokumentów. Nowoczesne firmy oferują systemy elektronicznego obiegu dokumentów, w rożnych modelach, np. zewnętrznym, wewnętrznym czy mieszanym. Wyszukiwanie dokumentów, monitorowanie ich statusu i wiele innych korzyści czeka na wszystkich, którzy zdecydują się na profesjonalne zarządzanie dokumentami.
Skanowanie i e-archiwum
Obecnie wiele firm decyduje się na usługę skanowania dokumentów, co umożliwia ograniczenie wykorzystywania papieru oraz zabezpiecza oryginalne dokumenty przed zniszczeniem. Skanowanie może dotyczyć wszystkich dokumentów – zarówno starodruków, jak i zdjęć, faktur, ankiet, map i wielu, wielu innych.
Rejestracja danych
To niezwykle ważna usługa dla wielu firm. Pozwala ona zebrać dane wszystkich klientów, z którymi współpracowała firma, którzy podpisywali zgody, wypełniali ankiety, wystawiali faktury, podpisywali umowy, etc. Obsługa tego procesu polega na weryfikacji danych i ich walidacji, rejestracji danych z dokumentów, aktualizacji danych w systemie, a nawet prowadzenie działań takich jak zdalny kontakt z klientem.
Archiwizacja dokumentów papierowych
Brak miejsca w firmach na archiwizację dokumentów utrudnia funkcjonowanie firmy. Outsourcing pomaga wyeliminować ten problem. Przechowywanie dokumentów, archiwizowanie ich, udostępnianie oryginałów lub skandów, porządkowanie, ale też niszczenie, czy opracowanie normatywów archiwalnych – to tylko niektóre z usług firm zajmujących się e kadrami.
Elektroniczny obieg dokumentów
Ujednolicenie procesu obiegu dokumentów, poprzez analizę i wprowadzenie spójnego systemu. Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia komfort podczas szukaniu konkretnych dokumentów, przepływami zleceń, faktur czy reklamacji. Wszystkie dokumenty zostają zebrane w rejestrze dokumentów – specjalnym systemie, w którym oznaczone zostają zarówno pliki elektroniczne, jak i oryginały.
